Anche nelle piccole e medie aziende è partita la trasformazione 2.0 dei documenti: grazie ai sistemi di gestione documentale le aziende hanno compreso i vantaggi della trasformazione diventata ormai un asset irrinunciabile per la drastica riduzione di spazio nell'archiviare faldoni e cartelle, ma soprattutto per la velocità di reperimento delle informazioni che una volta memorizzate sulla nuvola informatica, sono disponibili ai vari uffici per livelli di priorità e sicurezza.
A fare i conti dei vantaggi economici è la School of Management del Politecnico di Milano: la stima è di un taglio medio dei costi di gestione di almeno 40-60 euro a fascicolo, con un ritorno degli investimenti già nei primi 12 mesi. Bisogna però evidenziare che la semplice digitalizzazione del ciclo documentale in termini di scansione di singoli documenti è solo un primo passo della filiera che poi si deve occupare dei processi per la completa gestione dei file, con la condivisione dei documenti sul cloud aziendale.